Misure semplificazione in materia di organi collegiali, ex art. 73 d.l.17 marzo 2020, n. 18, conv. in L.27/2020. Indirizzi per la gestione delle sedute del Consiglio Comunale in modalitaà telematica durante il periodo di emergenza sanitaria Covid-19.
Il Presidente del Consiglio ha disposto l’approvazione delle seguenti misure per disciplinare le sedute del Consiglio comunale in modalità telematica:
- la modalità in videoconferenza delle sedute degli organi elettivi rientra nelle prerogative del Presidente del Consiglio;
- in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori , di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, anche liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
- la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
- la presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
- al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione;
- per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita mediante il collegamento al sito istituzionale dell’Ente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento;
- la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa, ovvero solo in videoconferenza dei suoi componenti, compreso il Segretario comunale e i propri collaboratori, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi;
- ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
- la presentazione dei documenti in seduta del Consiglio comunale può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria dell’Amministrazione prima dell’apertura dei lavori del Consiglio comunale;
- il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso il momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
- la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Presidente valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento, dallo statuto, dalla legge;
- la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute del Consiglio comunale viene trasmessa ai Consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dal Consigliere comunale, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione;
- le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio;
- la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione del Consiglio comunale;
- al termine della votazione il Presidente dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori per le sedute di Consiglio comunale, e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
- la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza;
- la seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza;
- la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Sindaco dell’ora di chiusura;
- in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale e secondo le modalità sopra indicate;
- alla seduta in videoconferenza del Consiglio comunale possono partecipare gli Assessori non consiglieri;
- qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale, non si procede con le modalità della videoconferenza.
In allegato il documento completo.
